一、为什么专业文档一定要统一标题与编号
在企事业单位、科研院、央企报告或标准制度文件中，
我们常见这样的文档结构：
1 总则
1.1 背景
1.1.1 适用范围
（1）设计目标
① 安全要求 如果每一章、每一节、每一条都手动编号，
不仅效率低，而且一旦增删条目，所有编号全乱。
解决办法只有一个——
用 WPS 的“标题样式 + 多级列表”功能，统一控制全局格式。
二、核心逻辑：三个系统协同工作
WPS 的 Word 文档中，全局标题和编号控制由三部分组成：
只有三者绑定起来，你才能实现“改一个地方，全局同步”的效果。
2.1、什么是“样式”
文本样式是一组字体、段落格式、缩进与间距等属性的集合；
WPS Office 中预设“标题 1”“标题 2”“正文”样式，可直接套用；
自定义样式可保存为模板，便于团队内部统一风格。
2.2、为什么要批量修改标题样式
大型报告或论文通常包含数十个章节标题，手动逐个调整耗时耗力；
统一样式有助于生成目录、目录级别索引及保持品牌视觉一致；
对接 WordPress 等平台时，可保证 HTML 标题层级（H1、H2、H3）语义清晰，提升 SEO 效果。
2.3、适用场景
学术论文：统一章节标题字体、字号、间距；
企业报告：批量应用公司指定的品牌色与字体；
白皮书与方案文档：快速调整目录格式与编号；
招标文件：一次性更改所有标题编号与样式；
2.4、使用“样式管理器”批量修改标题
打开样式管理器
在 WPS 文档中，点击“开始”选项卡 → “样式”区域右下角向下箭头图标；
弹出“样式和格式”面板，显示所有内置与自定义样式列表。
修改现有标题样式
在“样式和格式”面板中，右键“标题 1” → 选择“修改”；
弹出“修改样式”对话框：设置字体（如微软雅黑）、字号（如16磅）、颜色（如#1F497D）；
点击“格式”→“段落”可设置段前段后间距、对齐方式与首行缩进；
当文档中任一“标题 1”被手动修改时，样式将同步更新所有对应标题。
应用自定义样式
在“样式和格式”面板点击“新建样式”；
为样式命名（如“三级小标题”），设置所有格式属性；
在文档中选中目标标题文字，点击该自定义样式即可批量替换。
批量更新所有标题
在“样式和格式”面板选择“更新样式以匹配所选内容”，将当前光标所在的样式属性应用到所有对应级别标题。
如果要同时修改多级标题，可依次修改“标题 2”“标题 3”等，保证整篇文档层级一致。
三、操作详解：一步一步搭建你的专业模板
1️⃣ 设置标题层级样式
打开文档，选中一个一级标题（如“第一章 总则”）
在顶部菜单栏点击：
开始 → 样式 → 标题1对应地：
二级标题 → “标题2”
三级标题 → “标题3”
四级、五级依次设置
📍技巧：
右键样式 → 【修改】可以统一设置字体、字号、加粗、段前段后间距等。
勾选“自动更新”，则修改一个地方，所有同级标题同步更新。
举例实操
格式要求：一级标题格式：黑体小四，段前段后0.5行，各多级标题均与下段同页
按照格式要求进行设置标题样式：
点击开始菜单，选择一级标题，右键修改样式
按要求设置设置字体
按要求设置段间距
按照要求设置换行和分页
2️⃣ 定义多级列表编号
选中任意“标题1”的文字；
点击菜单栏：
开始 → 编号 → 多级编号 → 自定义编号；弹出窗口后，逐级设置每个层级的编号样式。
推荐配置如下👇
关键参数：
“链接级别到样式” → 对应标题级别（非常重要！）
“包含上级编号” → 勾选
“编号之后” → 选择“制表符”
“对齐位置” → 建议 0 cm
“文本缩进” → 建议 1 cm
完成后点击【确定】。
💡 从此以后，只要你使用“标题1~5”，WPS 会自动生成层级编号，无需手动输入。
选择一篇文档的标题，然后右键选择段落，能够看到当前的缩进和间距
3️⃣ 调整标题字体与段落格式
打开“样式”窗格；
右键“标题1” → 【修改】；
设置字体（如黑体）、字号（如16号）、颜色、加粗；
点击“格式 → 段落”：
段前段后间距：如 12 磅、6 磅
行距：固定值 20 磅或 1.5 倍行距；
勾选“自动更新样式”。
📘 提示：
建议不同级别使用不同字号（例如 16 / 14 / 12 / 10.5），层级更清晰。
5️⃣ 设置正文格式
举例实操
格式要求：宋体+西文Times New Roman，小四，段前0行，段后0行，首行缩进2字符，1.25倍行距。
按照格式要求进行设置标题样式：
设置字体
设置段落和缩进
6️⃣ 设置图表格式
举例实操
格式要求：
2.按照格式要求进行设置标题样式：
设置图标题编号
设置表标题编号
设置图表字体
设置题注的位置，图的题注在下方，表的题注在上方
选中图或者表，切换标签，然后选择位置
设置表头和表中字体-设置表的表头个标题加粗居中对齐并且在各页重复
1.设置表头格式
选中: 表格的第一行表头。
点击菜单栏中的“开始”选项卡。
在“字体”组中，点击加粗按钮（“B”图标），并点击居中对齐按钮。
2.设置表头字体
3.设置在各页顶端重复
选中: 表格的第一行标题行。
右键单击: 该行，在弹出的菜单中选择“表格属性”。
在“表格属性”对话框中，切换到“行”选项卡。
勾选“在各页顶端以标题行形式重复出现”。
点击“确定”。
7️⃣ 设置正文编号
举例实操
1.格式要求：
2.按照格式要求设置正文编号：
自定义编号
修改想要修改的编号，然后选中，自定义编号，修改缩进值等等
编号位置的缩进只能是整数，如果需要小数，则直接选择设置段落格式进行配置
设置段落格式
四、常见问题与解决方法
五、进阶技巧：打造你自己的模板
1️⃣ 自定义章节格式
在“编号格式”中输入自定义前缀，例如：
第 1 章
第 1.1 节
即可自动生成“第X章”“第X节”的样式。
2️⃣ 混合中英文编号
可选编号样式包括：
一、二、三（中文数字）
（1）（2）（3）
①②③（圈号）
A、B、C（英文字母）
3️⃣ 保存模板
设置完成后：
文件 → 另存为模板（.wpt）
下次新建文档直接调用即可。
六、实战范例
📘 示例：
1 总体概述
1.1 项目背景
1.1.1 建设目标
（1）系统架构
① 网络拓扑
② 安全策略 自动生成目录：
目录
1 总体概述 .................................... 1
1.1 项目背景 .................................. 2
1.1.1 建设目标 ................................. 3
（1）系统架构 ................................ 4
① 网络拓扑 .................................. 5
修改任何标题后，点击“更新目录”即可同步。
七、总结：从“格式痛苦”到“自动化优雅”
📍 一次设置，全局通用。
无论你写的是《安全保密系统需求说明书》、
还是《数据中台建设白皮书》，
都能让排版自动、编号统一、目录精准。
📘 职场高手从不“手动编号”，
他们让文档自己长出逻辑。